POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS – PRESENCIA S.A.S.

 

1. IDENTIFICACION DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACION.

 

PRESENCIA S.A.S., empresa privada, con autonomía administrativa, financiera y patrimonio propio.

 

Dirección:                     Carrera 100 No 11-90 Oficina 309 Torre Valle del Lili – Cali, Valle del Cauca

Numero Fijo:                 +57(2) 483-7812

Numero Celular:             +57 321 844 8798

Correo Electrónico:         comercial@presenciasa.com

 

 

2. FINALIDAD Y TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

 

Los datos personales que PRESENCIA S.A.S., reciba, capture, archive, utilice, rote, y elimine serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades.

 

2.1 En relación con el funcionamiento de PRESENCIA S.A.S.

 

2.1.1 Recurso Humano

 

El manejo de los datos personales, actuales y nuevos, se utilizaran para la vinculación, desempeño de funciones o prestación de servicios, retiro o terminación, dependiendo del tipo de relación jurídica que exista con PRESENCIA S.A. (incluye, empleados, ex empleados, y aspirantes a cargos), los cuales estarán en custodia los datos físicos guardados en los archivadores y los registrados en los software de los servidores principal y suplementarios, donde podrán tener acceso los usuarios administrativos a quienes corresponda.

 

2.1.2 Proveedores y Contratistas de PRESENCIA S.A.

 

El manejo de los datos es para llevar a cabo el desarrollo en el proceso de gestión contractual de productos o servicios requeridos por PRESENCIA S.A. para el funcionamiento de la empresa, los cuales quedaran radicados en el archivo físico de proveedores y contratistas y de los movimientos y asientos contables de la compañía y registrados en los libros, carpetas físicas correspondientes y en el software de los servidores principal y subsisdiarios requeridos, donde podrán tener acceso y uso para la operación de la empresa, por los usuarios administrativos de todas las áreas administrativas y de tesorería, operaciones, contabilidad y/o cartera, que correspondan.

 

2.1.3 Seguridad en Instalaciones de PRESENCIA S.A.S.

 

En desarrollo del principio de seguridad de las bases de datos establecido en la ley 1581 de 2012, PRESENCIA S.A.S., adoptó las medidas técnicas en la instalación de cámara(s) de vídeo, alarma o seguridad electrónica en puerta principal, capacitación a su personal administrativo, e implementará las medidas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Cada usuario tiene clave de acceso al software contable, y los usuarios de computadores en la empresa también tienen claves, por tanto el personal que realiza el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar al máximo la seguridad de la información.

 

 

3. DERECHOS DE LOS TITULARES

 

3.1 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a PRESENCIA S.A.S. como Responsable y Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado, excepto los que por determinaciones de cumplimiento legal la empresa deba tener.

 

3.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada a PRESENCIA S.A.S. como Responsable y Encargado del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptué como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el articulo 10 de la Ley 1581 de 2012 y demás requerimientos legales.

 

3.3 Ser informado por PRESENCIA S.A.S. como responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales del Titular.

 

3.4 Presentar ante PRESENCIA S.A.S. quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

 

3.5 Acceder en forma gratuita a solicitar sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

 

4. DATOS SENSIBLE

 

El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por PRESENCIA S.A.S., relacionada, entre otros, con la afiliación a sindicatos, organizaciones sociales o derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, inclinación sexual, biométricos o datos de salud y otros de índole personal, excepto la información requerida por la empresa para dar cumplimiento a requerimientos o disposiciones legales y propias de su funcionamiento.

 

 

5. DATOS DE MENORES DE EDAD

 

El suministro de los datos personales de menores de edad se utiliza únicamente para las afiliaciones de beneficiarios en la seguridad social y de responsabilidad social empresarial, en las carpetas físicas y base de datos y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor, excepto cuando la ley requiera tenerlos.

 

 

6. AUTORIZACION DEL TITULAR

 

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior, y exceptuando la información que el Titular entregue libre y espontáneamente a la empresa, mediante documentos físicos o medios digitales, o vía correo electrónico y/u otros medios digitales.

 

 

7. Casos en que no se requiere la  autorización:

 

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

 

7.1. Información requerida por PRESENCIA S.A.S., en ejercicio de sus funciones legales o por

       orden judicial.

 

7.2. Datos de naturaleza pública o que hayan sido publicados por el titular en sus portales digitales.

 

7.3. Casos de urgencia médica o sanitaria.

 

7.4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos y/o  

reglamentados o autorizados para el manejo operativo en procesos de vinculación laboral, contractual, o comercial.

 

7.5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

8. Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos:

 

Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

Responsable:                PRESENCIA S.A.S.: Rodrigo Lloreda M. (o su Representante Legal).

Dirección:                     Carrera 100 No. 11-90, Oficina 309, Torre Valle del Lili – Cali, Valle del Cauca

Numero de Contacto:      +57(2) 483 7812

Numero Celular:             +57 321 844 8798

Correo Electrónico:         comercial@presenciasa.com

 

 

9. Procedimiento para ejercer los Derechos:

 

9.1. Consultas

Se dará respuesta en un termino máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 15 días hábiles, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

 

9.2. Reclamos

Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de este organismo debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante PRESENCIA S.A.S., a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; y éste deberá contener la siguiente información:

 

9.2.1. Nombre e identificación del Titular.

9.2.2  La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al presunto reclamo,

9.2.3. La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite,

9.2.4. Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer.

 

En caso de que PRESENCIA S.A.S. no sea competente para resolver el reclamo presentado ante la  misma, dará traslado a la entidad que corresponda, de conocerla, en un término máximo de quince (15) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

Si el reclamo resulta incompleto, PRESENCIA S.A.S., requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos treinta (30) días corrientes (30) desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél.

 

Una vez recibido el reclamo completo, PRESENCIA S.A.S., incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a tres (3) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

 

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, y si no fuere posible responder en dicho término, PRESENCIA S.A., informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin llegar a  superar, en ningún caso, los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del nuevo término.

 

 

10. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013:

 

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del decreto reglamentario 1377 de 2013, PRESENCIA S.A.S., procederá a dar a conocer por medios electrónicos (página web y/o correo electrónico) o, mediante documento físico, dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de PRESENCIA S.A.S..

 

 

11. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA:

 

La presente Política de Datos Personales fue creada el día 18 de Octubre de 2.016, y entra en vigencia a partir del día 21 de Octubre de 2.016. Cualquier cambio que presente respecto de la presente política, se informara a través de medio físico o la dirección de correo electrónico: comercial@presenciasa.com, o en la página web, de haberla.

 

 

 

 

RODRIGO LLOREDA MERA

Representante Legal

PRESENCIA S.A.S.